Dlaczego operator płatności może zablokować pieniądze? AML, GIIF, rezerwy i wstrzymane wypłaty

Sprzedawca wchodzi rano do panelu operatora płatności i widzi kilkadziesiąt tysięcy złotych salda, ale nie może zlecić wypłaty. Innym razem wypłata, która do tej pory realizowana była codziennie, nagle nie trafia na rachunek bankowy. Operator prosi o faktury, umowy z kontrahentami, wyjaśnienie źródła środków albo opis prowadzonej działalności. W najbardziej problematycznych przypadkach klient otrzymuje jedynie lakoniczną informację o trwającej weryfikacji i przez pewien czas nie dowiaduje się nawet, co dokładnie jest jej powodem.

Z perspektywy przedsiębiorcy wszystkie te sytuacje wyglądają podobnie – „operator zablokował moje pieniądze”. Od strony prawnej i operacyjnej mogą jednak oznaczać zupełnie różne rzeczy. Wstrzymanie wypłaty może wynikać z warunków umowy i zarządzania ryzykiem sprzedawcy, z konieczności ponownej weryfikacji klienta, z alertu wygenerowanego przez system AML, z braku możliwości zastosowania wymaganych środków bezpieczeństwa finansowego, z podejrzenia prania pieniędzy albo nawet z formalnego żądania Generalnego Inspektora Informacji Finansowej.

To rozróżnienie jest istotne również dlatego, że operator płatności nie zawsze może powiedzieć klientowi wszystko, co dzieje się w tle.

Operator płatności nie jest tylko technicznym pośrednikiem

Z punktu widzenia sklepu internetowego operator często wygląda jak technologiczna rura. Klient płaci 500 zł, system potwierdza płatność, pieniądze pojawiają się w panelu, a następnie operator przelewa je merchantowi. Można więc dojść do wniosku, że skoro transakcja została prawidłowo opłacona, operator powinien po prostu przekazać środki dalej.

W rzeczywistości podmiot świadczący usługi płatnicze działa na mocno regulowanym rynku. Krajowe instytucje płatnicze, małe instytucje płatnicze, agenci rozliczeniowi i szereg innych podmiotów rynku płatniczego są wprost wymienione w polskiej ustawie AML jako instytucje obowiązane. Oznacza to, że muszą nie tylko identyfikować klienta w momencie rozpoczęcia współpracy, ale również monitorować relację już po jej nawiązaniu.

Ustawa wymaga między innymi bieżącego analizowania transakcji pod kątem zgodności z wiedzą instytucji o kliencie, rodzaju i zakresie jego działalności oraz przypisanym mu ryzyku. W uzasadnionych okolicznościach instytucja powinna również badać źródło pochodzenia wartości majątkowych i aktualizować posiadane dane oraz dokumenty.

Dlatego przejście przedsiębiorcy przez onboarding i otrzymanie dostępu do płatności nie oznacza, że został on „zweryfikowany raz na zawsze”. KYC i AML są procesami ciągłymi.

„Skaner AML” działa także wtedy, gdy klient niczego nie zgłasza

W branżowym języku mówi się czasem o „skanerze AML”. Nie jest to termin ustawowy. Chodzi o systemy transaction monitoring, reguły, modele scoringowe i inne mechanizmy, które analizują zachowanie klienta oraz przepływy finansowe.

Przy dużej liczbie transakcji ręczne analizowanie każdej operacji byłoby niemożliwe. System może więc automatycznie wychwytywać anomalie. Nie chodzi przy tym wyłącznie o prostą regułę w rodzaju „transakcja powyżej 50 tys. zł = alarm”. Nowoczesny monitoring analizuje przede wszystkim kontekst.

Sklep, który od roku generuje 300 tys. zł obrotu miesięcznie, może nie wzbudzać większego zainteresowania przy kolejnych płatnościach po kilka tysięcy złotych. Jeżeli jednak firma, która dotychczas przetwarzała 20 tys. zł miesięcznie, w ciągu dwóch dni zacznie przyjmować milion złotych, system może uznać takie zachowanie za odstępstwo od dotychczasowego profilu. Nie oznacza to automatycznie przestępstwa. Może to być efekt udanej kampanii reklamowej, rozpoczęcia przedsprzedaży albo pozyskania dużego kontraktu. Instytucja musi jednak zrozumieć, co się wydarzyło.

Alert mogą powodować również inne nietypowe wzorce – nagła zmiana krajów pochodzenia płatności, pojawienie się nowych rodzajów produktów, bardzo szybki wzrost średniej wartości transakcji, nietypowa liczba zwrotów, transferowanie dużych kwot wkrótce po ich otrzymaniu, powiązania pomiędzy uczestnikami transakcji czy zachowania niepasujące do deklarowanego wcześniej modelu działalności. Znaczenie mają również wyniki kontroli sankcyjnej, informacje o beneficjentach rzeczywistych oraz inne dane wykorzystywane przy ocenie ryzyka.

Najważniejsze jest jednak jedno – alert AML nie oznacza automatycznie zawiadomienia GIIF. Alert jest sygnałem: „ta sytuacja wymaga analizy”. Dopiero analiza może zakończyć się uznaniem transakcji za prawidłową, poproszeniem klienta o dokumenty, zmianą jego oceny ryzyka albo stwierdzeniem, że istnieją podstawy do dalszych działań.

Dlaczego operator nagle pyta o faktury i źródło pieniędzy?

Dla przedsiębiorcy takie pytania bywają irytujące. Firma korzysta z operatora od dwóch lat, nagle dostaje wiadomość z prośbą o przedstawienie faktur zakupowych, umowy z dostawcą, dokumentów dotyczących beneficjenta rzeczywistego albo wyjaśnienie, skąd pochodzi określona kwota.

Nie musi to oznaczać, że operator podejrzewa klienta o przestępstwo. Bardzo często jest to właśnie element środków bezpieczeństwa finansowego.

GIIF wskazuje w swoich wytycznych, że monitoring obejmuje analizowanie, czy transakcje odpowiadają wiedzy instytucji o profilu działalności klienta oraz – kiedy uzasadniają to okoliczności – badanie źródła pochodzenia wartości majątkowych.

Załóżmy, że sklep deklarował sprzedaż elektroniki w Polsce i przewidywany obrót na poziomie 100 tys. zł miesięcznie. Pół roku później zaczyna generować milion złotych obrotu, znacząca część płatności pochodzi z zagranicy, a na stronie pojawia się zupełnie nowy produkt cyfrowy. Każda z tych zmian może być całkowicie legalna. Z punktu widzenia AML oznacza jednak, że informacje zebrane przy zawieraniu umowy przestały w pełni opisywać rzeczywistą działalność klienta.

Operator musi więc zaktualizować swoją wiedzę.

Brak możliwości przeprowadzenia KYC lub AML też może zatrzymać transakcje

To bardzo ważna przyczyna blokad, o której przedsiębiorcy często nie wiedzą. Operator nie musi jeszcze dojść do wniosku, że pieniądze pochodzą z przestępstwa. Wystarczy, że nie jest w stanie zastosować wymaganych prawem środków bezpieczeństwa finansowego.

Może na przykład nie być możliwe wiarygodne ustalenie beneficjenta rzeczywistego, struktura właścicielska spółki może być niejasna, klient może nie dostarczać wymaganych dokumentów albo przedstawione informacje o źródle środków nie pozwalają instytucji zakończyć analizy.

W takim przypadku ustawa AML przewiduje poważne konsekwencje. Instytucja obowiązana może być zobowiązana między innymi do nieprzeprowadzenia określonej transakcji lub zakończenia stosunków gospodarczych. Musi ponadto ocenić, czy sama niemożność zastosowania środków bezpieczeństwa finansowego stanowi podstawę do zawiadomienia GIIF.

To istotna różnica: brak wypłaty nie musi oznaczać, że do GIIF wysłano już zawiadomienie o podejrzanej transakcji. Operator może najpierw znajdować się na etapie, na którym po prostu nie może zakończyć wymaganej weryfikacji.

Dlatego ignorowanie wiadomości działu compliance jest bardzo złym pomysłem. Z punktu widzenia przedsiębiorcy pytanie o fakturę może wydawać się zbędną biurokracją. Z punktu widzenia instytucji odpowiedź może być elementem niezbędnym do dalszego świadczenia usług.

Kiedy sprawa trafia do GIIF?

Sytuacja staje się znacznie poważniejsza, gdy instytucja obowiązana poweźmie uzasadnione podejrzenie, że konkretna transakcja albo określone wartości majątkowe mogą mieć związek z praniem pieniędzy lub finansowaniem terroryzmu.

W takim przypadku art. 86 ustawy AML nakłada na instytucję obowiązek niezwłocznego zawiadomienia Generalnego Inspektora Informacji Finansowej. W zawiadomieniu przekazywane są informacje związane z powziętym podejrzeniem oraz dane dotyczące planowanej transakcji.

I tu pojawia się bardzo istotna różnica pomiędzy potocznym „operator zablokował wypłatę” a formalnym mechanizmem przewidzianym ustawą.

Po potwierdzeniu przyjęcia takiego zawiadomienia przez GIIF instytucja obowiązana co do zasady nie przeprowadza wskazanej transakcji ani innych transakcji obciążających rachunek, na którym znajdują się odpowiednie wartości majątkowe, do czasu otrzymania decyzji GIIF – maksymalnie przez 24 godziny liczone według zasad określonych w ustawie.

Jeżeli Generalny Inspektor uzna, że transakcja może mieć związek z praniem pieniędzy lub finansowaniem terroryzmu, może zażądać wstrzymania transakcji lub blokady rachunku na okres do 96 godzin. GIIF może również wystąpić z takim żądaniem z własnej inicjatywy, niezależnie od wcześniejszego zawiadomienia konkretnej instytucji.

To już nie jest zwykła biznesowa decyzja operatora o opóźnieniu payoutu. Jest to ustawowy mechanizm przeciwdziałania praniu pieniędzy.

Co dzieje się po 96 godzinach?

96 godzin nie oznacza, że po tym czasie środki zawsze muszą zostać automatycznie odblokowane.

Jeżeli GIIF uzna podejrzenie za wystarczająco poważne, zawiadamia właściwego prokuratora. Prokurator może następnie wydać postanowienie o dalszym wstrzymaniu transakcji lub blokadzie rachunku na okres do sześciu miesięcy. Obowiązujące przepisy pozwalają również na przedłużenie tego okresu o kolejne maksymalnie sześć miesięcy.

Na tym etapie sprawa wychodzi więc daleko poza zwykły dział compliance operatora płatności.

Warto też pamiętać, że ustawa przewiduje osobny mechanizm dotyczący podejrzenia, że wartości majątkowe pochodzą z innego przestępstwa lub przestępstwa skarbowego, a niekoniecznie z prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu. W przypadku określonych instytucji obowiązanych art. 89 przewiduje wówczas zawiadomienie właściwego prokuratora i możliwość nieprzeprowadzania transakcji do 96 godzin.

Nie każda ustawowa blokada środków przez instytucję finansową musi więc wynikać dokładnie z tego samego przepisu.

Dlaczego obsługa klienta czasem nie chce powiedzieć, co się dzieje?

To jeden z najbardziej frustrujących aspektów całego systemu.

Przedsiębiorca widzi, że wypłata została zatrzymana, więc dzwoni do operatora i pyta: „Dlaczego blokujecie moje pieniądze?”. W odpowiedzi słyszy, że sprawa jest analizowana albo że operator potrzebuje czasu na dodatkową weryfikację.

Czasem taka lakoniczność wynika po prostu z procedur firmy. W przypadku rzeczywistej analizy AML dochodzi jednak dodatkowy problem – przepisy ograniczają zakres informacji, które instytucja może ujawnić.

Art. 54 ustawy AML nakazuje zachowanie w tajemnicy między innymi faktu przekazania GIIF lub innym właściwym organom określonych informacji oraz informacji o planowanym wszczęciu i prowadzeniu analizy dotyczącej prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu.

To tak zwany zakaz tipping-off. Jego sens jest prosty: gdyby osoba będąca przedmiotem analizy była natychmiast informowana „właśnie zgłosiliśmy tę transakcję jako podejrzaną”, mogłaby próbować ukryć środki, zniszczyć dokumentację albo zmienić sposób działania.

Przepisy przewidują pewne wyjątki dotyczące informacji o formalnym żądaniu GIIF, jednak zasadniczo przedsiębiorca nie powinien zakładać, że konsultant operatora będzie mógł szczegółowo opowiedzieć mu o wszystkim, co dzieje się w procesie AML.

Rezerwa i rolling reserve to zupełnie inny mechanizm

AML nie powinien jednak przesłaniać drugiego dużego źródła blokad – zwykłego ryzyka biznesowego związanego z merchantem.

Wyobraźmy sobie przedsiębiorcę sprzedającego w styczniu imprezy turystyczne, które mają odbyć się w sierpniu. Klienci płacą kartami 5 mln zł. Operator wypłaca przedsiębiorcy całość, a firma w czerwcu przestaje istnieć. Usługi nie zostają wykonane, a klienci zaczynają zgłaszać reklamacje i chargebacki.

Z punktu widzenia operatora oznacza to potencjalne zobowiązania istniejące długo po tym, jak pieniądze zostały już wypłacone merchantowi.

Dlatego w biznesach podwyższonego ryzyka można spotkać rolling reserve. Przykładowo operator zatrzymuje 5 albo 10 proc. wartości rozliczeń przez określony okres i stopniowo zwalnia je w kolejnych miesiącach. Konkretne wartości nie wynikają z jednej uniwersalnej normy – zależą od umowy, charakteru działalności, profilu ryzyka i polityki danego dostawcy.

Podobnie operator może reagować na gwałtowny wzrost liczby chargebacków, bardzo wysokie refund ratio, wydłużenie terminu dostawy, pogorszenie sytuacji finansowej merchanta czy zmianę modelu działalności.

To nadal może skutkować tym samym efektem widocznym dla klienta – część pieniędzy nie jest dostępna do wypłaty – ale podstawa takiego działania jest zupełnie inna niż w przypadku formalnej blokady AML.

Jedno zdarzenie może uruchomić jednocześnie risk i AML

W praktyce granica nie zawsze jest idealnie widoczna.

Załóżmy, że merchant przez rok generował miesięcznie 80 tys. zł obrotu, po czym w ciągu tygodnia przyjął 2 mln zł płatności. Jednocześnie zmienił asortyment, zaczął obsługiwać klientów z nowych państw i zażądał natychmiastowej wypłaty całego salda.

Dla działu risk może to oznaczać gwałtowny wzrost potencjalnej ekspozycji na zwroty i chargebacki. Dla systemu AML – zachowanie znacząco odbiegające od profilu klienta.

Operator może więc jednocześnie analizować ryzyko kredytowo-operacyjne i kwestie AML.

Jeżeli klient dostarczy umowy, faktury, dokumentację kampanii sprzedażowej i logiczne wyjaśnienie zmiany działalności, alert może zostać zamknięty. Jeśli przedstawione wyjaśnienia będą niespójne lub pojawią się kolejne okoliczności zwiększające ryzyko, analiza może pójść znacznie dalej.

Dlatego samo pojawienie się alertu nigdy nie powinno być utożsamiane z uznaniem przedsiębiorcy za osobę piorącą pieniądze.

Czy wysoki obrót sam w sobie powoduje zgłoszenie do GIIF?

Nie.

To jeden z najczęstszych mitów dotyczących AML. Nie istnieje zasada, zgodnie z którą każdy merchant po przekroczeniu określonego miesięcznego obrotu automatycznie staje się podejrzany i jest zgłaszany do GIIF.

Wysoka kwota może oczywiście być jednym z elementów analizy. Znacznie ważniejsze jest jednak to, czy zachowanie klienta jest logiczne w kontekście jego działalności i posiadanych przez instytucję informacji.

Milion złotych obrotu miesięcznie może być całkowicie zwyczajny dla dużego sklepu internetowego i skrajnie nietypowy dla mikrofirmy deklarującej sporadyczną działalność usługową.

W AML kontekst jest często ważniejszy niż sama liczba.

Blokada nie oznacza winy

To także warto mocno podkreślić. Wstrzymanie transakcji, rozpoczęcie dodatkowej analizy, a nawet przekazanie zawiadomienia nie są równoznaczne ze stwierdzeniem, że klient dopuścił się prania pieniędzy.

System AML jest z definicji systemem opartym na ryzyku i podejrzeniach. Jego zadaniem jest wychwycenie transakcji, których okoliczności wymagają dalszej weryfikacji.

Gdyby instytucja finansowa mogła zareagować dopiero po udowodnieniu przestępstwa prawomocnym wyrokiem, system przeciwdziałania praniu pieniędzy byłby praktycznie bezużyteczny.

Z drugiej strony automatyczne systemy muszą generować również false positives – sytuacje wyglądające nietypowo, które po wyjaśnieniu okazują się całkowicie legalne.

Dlatego profesjonalny proces AML nie powinien polegać na zasadzie „algorytm oznaczył klienta, więc blokujemy go na zawsze”. Alert jest początkiem analizy, a nie jej wynikiem.

Dlaczego legalny przedsiębiorca również może trafić do kontroli?

Ponieważ system AML nie ocenia wyłącznie tego, czy firma jest legalnie zarejestrowana.

Legalna spółka może wykonywać nietypowe transakcje. Uczciwy przedsiębiorca może gwałtownie zmienić profil działalności. Normalny sklep może zostać wykorzystany do fraudu przez osoby trzecie. Konto może zostać przejęte. Beneficjent rzeczywisty może się zmienić. Towar może zostać zastąpiony innym asortymentem. Źródło znacznego wzrostu obrotów może wymagać wyjaśnienia.

Dlatego odpowiedź „prowadzę legalną firmę od dziesięciu lat” nie zawsze kończy analizę.

Operator powinien rozumieć nie tylko to, kim klient jest, ale także co robi i czy przepływy pieniędzy są zgodne z tym, co o nim wiadomo. Taką logikę wprost odzwierciedlają ustawowe obowiązki bieżącego monitorowania stosunków gospodarczych.

Co zrobić, gdy operator wstrzyma wypłatę?

Pierwszą rzeczą jest ustalenie, jaki charakter ma sytuacja – o ile operator może takiej informacji udzielić. Co innego oznacza rolling reserve wynikający z umowy, co innego dodatkowa weryfikacja KYC, a jeszcze co innego formalne wstrzymanie transakcji.

Jeżeli operator prosi o dokumenty, najlepiej udzielić spójnej i kompletnej odpowiedzi. Fragmentaryczne przesyłanie dokumentów, ignorowanie części pytań albo przedstawianie kolejnych, wzajemnie sprzecznych wyjaśnień może jedynie wydłużyć proces.

Warto też pamiętać, że pracownik supportu nie zawsze jest osobą prowadzącą analizę. W większych instytucjach dział compliance lub AML jest odseparowany od zwykłej obsługi klienta, a zakres informacji dostępnych konsultantowi może być ograniczony.

Jeżeli natomiast mamy do czynienia z formalną blokadą wynikającą z decyzji GIIF lub prokuratora, sytuacja przestaje być standardowym sporem pomiędzy merchantem a operatorem płatności. Wówczas zastosowanie mają procedury wynikające z ustawy i postępowania karnego, a w określonych przypadkach przysługują środki prawne dotyczące wydanych postanowień.

Nie każda blokada jest taka sama

Największym błędem jest wrzucanie wszystkich przypadków do jednego worka.

Operator może czasowo ograniczyć wypłatę, ponieważ chce zabezpieczyć się przed przyszłymi chargebackami. Może poprosić o dokumenty, ponieważ monitoring wykazał zmianę profilu działalności. Może nie być w stanie zastosować wymaganych środków bezpieczeństwa finansowego. System AML może wygenerować alert wymagający ręcznej analizy. Instytucja może wreszcie powziąć uzasadnione podejrzenie związku środków z praniem pieniędzy i być prawnie zobowiązana do przekazania sprawy do GIIF.

Dla przedsiębiorcy rezultat może wyglądać identycznie: „nie mogę wypłacić swoich pieniędzy”.

Dla prawnika, compliance officera i operatora płatności są to jednak zupełnie inne sytuacje.

I właśnie dlatego pytanie „czy operator może zablokować moje środki?” ma mało użyteczną odpowiedź: tak, w określonych sytuacjach może, a czasami wręcz musi. Znacznie ważniejsze jest pytanie, na jakiej podstawie doszło do ograniczenia i na którym etapie procedury znajduje się dana sprawa.

Rynek płatniczy działa bowiem na styku dwóch sprzecznych oczekiwań. Pieniądze mają przepływać natychmiast, a jednocześnie instytucje mają zatrzymywać podejrzane przepływy zanim będzie za późno. To napięcie pomiędzy szybkością a bezpieczeństwem jest jednym z powodów, dla których compliance i AML pozostają niewidoczną, ale niezwykle istotną częścią każdego nowoczesnego systemu płatniczego.